Quand la journée vous échappe : le vrai visage de la gestion du temps au travail
Vous arrive-t-il de finir vos journées avec cette impression désagréable d’avoir couru partout, sans savoir exactement ce que vous avez vraiment accompli ?
Chez les assistants de direction, assistants administratifs ou commerciaux, ce sentiment est encore plus marqué :
- les mails tombent sans arrêt,
- les demandes « urgentes » s’enchaînent,
- les réunions s’ajoutent au fur et à mesure dans l’agenda,
- les imprévus s’invitent sans prévenir.
Résultat :
Vous gérez l’instant… mais plus vraiment le temps.
La gestion du temps au travail ne se résume pourtant pas à « aller plus vite » ou à cocher plus de cases sur une to-do liste. C’est plutôt :
- choisir ce qui a vraiment besoin d’être fait,
- accepter que tout ne pourra pas être traité aujourd’hui,
- poser un cadre réaliste pour protéger votre énergie et votre concentration.
Et, très souvent, derrière la sensation de ne jamais en faire assez, il y a une charge mentale qui s’alourdit : le cerveau tourne en permanence, même le soir, parce qu’il reste trop de choses « dans un coin de la tête ».
L’objectif de cet article n’est pas de vous promettre des journées parfaites.
Mais de vous proposer des repères concrets, adaptés à votre réalité d’assistant·e, pour :
- maîtriser vos priorités,
- organiser votre planning,
- mieux gérer les urgences,
- et réduire la charge mentale au travail.
Clarifier ses priorités : tout n’est pas urgent (même si cela en a l’air)
La première étape pour reprendre la main sur son temps, c’est d’accepter une vérité simple… mais pas toujours confortable : vous ne pourrez pas tout faire, tout de suite, pour tout le monde.
Distinguer l’urgent de l’important
Une manière concrète d’y voir plus clair consiste à vous appuyer sur une grille simple, inspirée de la fameuse matrice d’Eisenhower :
- Urgent et important : à traiter en priorité (ex : support à une réunion qui commence dans une heure).
- Important mais pas urgent : à planifier (ex : préparation d’un reporting mensuel, mise à jour d’une procédure).
- Urgent mais pas important : à déléguer, simplifier ou cadrer (ex : certaines demandes « minute » qui pourraient attendre un créneau dédié).
- Ni urgent ni important : à limiter ou à abandonner (ex : mails en copie qui ne nécessitent aucune action de votre part).
Concrètement, cela peut donner :
- Prendre quelques minutes le matin pour poser vos 3 priorités importantes du jour.
- Accepter de ne pas répondre instantanément à tous les mails.
- Oser demander : « Pour quand avez-vous vraiment besoin de ce document ? ».
Se donner le droit de dire « je vais m’en occuper… mais pas maintenant »
Pour beaucoup d’assistants, la difficulté n’est pas de comprendre les priorités, mais de poser des limites dans la relation aux autres.
Quelques formulations possibles, professionnelles et fermes, sans être agressives :
- « Je suis actuellement sur [telle tâche prioritaire]. Je peux m’occuper de votre demande à [tel créneau / telle heure]. Est-ce que cela vous convient ? »
- « Si tout est urgent, rien n’est prioritaire. Pouvez-vous m’aider à choisir ce qui est le plus important pour vous aujourd’hui ? »
Petit à petit, vous envoyez un message clair :
Vous n’êtes pas « disponible 100 % du temps pour tout », mais un·e professionnel·le qui gère des priorités.
Organiser son planning : créer une structure qui vous soutient
Une fois vos priorités clarifiées, l’étape suivante consiste à organiser votre planning de manière plus réaliste.
Bloquer des créneaux pour ce qui compte vraiment
Dans l’agenda, tout se ressemble : les tâches importantes côtoient les demandes mineures, et les journées finissent par se remplir au fil de l’eau.
Vous pouvez reprendre la main en :
- Bloquant des plages dédiées à certaines activités :
- 30 minutes le matin pour traiter les mails,
- 1h pour préparer un dossier,
- 15 minutes pour faire le point sur la journée.
- Évitant de surcharger l’agenda : laisser des marges entre les réunions pour respirer, traiter les suites, ou gérer les imprévus.
Une bonne question à vous poser :
« Si je regarde mon agenda, est-ce qu’il ressemble à ce que l’on attend réellement de moi dans mon poste ? »
Créer des rituels qui allègent la charge mentale
Des rituels simples peuvent vous aider à sortir les tâches de votre tête :
- Rituel du matin : tour d’horizon des urgences, choix de vos 3 priorités du jour, ajustements de planning.
- Rituel de mi-journée : point sur ce qui avance, ce qui bloque, ce qui doit être replanifié.
- Rituel de fin de journée :
- noter les actions en cours,
- décider des suites,
- préparer le lendemain.
Ce n’est pas du temps perdu.
C’est du temps investi pour réduire la charge mentale et éviter de ruminer le soir sur ce que vous auriez « dû » faire.
Qu’est-ce qu’un planning de travail ? Découvrez dans cet article les différents types de planning.
Gérer les urgences sans sacrifier tout le reste
Dans votre métier, les urgences font partie du paysage : appel du manager, client mécontent, changement de dernière minute, document à envoyer « tout de suite ».
L’objectif n’est pas de les supprimer, mais de les intégrer sans laisser votre journée exploser.
Nommer l’urgence et en mesurer l’impact
Quand une urgence survient, au lieu de vous jeter immédiatement dessus, vous pouvez :
- Clarifier la demande : « Qu’attendez-vous précisément ? Pour quand ? »
- Évaluer l’impact : « Si je fais cela maintenant, qu’est-ce que je repousse ? »
- Décider en conscience : « Je stoppe ce que je fais » / « Je termine ce point, puis je m’y mets » / « Je planifie cette urgence sur un créneau très proche ».
Ce petit temps de recul vous redonne un pouvoir de choix, même dans l’urgence.
Protéger des “zones sans interruption”
Certaines tâches demandent une vraie concentration : préparer une réunion, traiter un dossier sensible, rédiger un compte rendu complexe…
Quand c’est possible, vous pouvez :
- Prévenir votre manager : « De 10h à 11h, je me consacre entièrement à [telle tâche]. Si une urgence tombe, je la traite juste après. »
- Fermer les onglets inutiles, couper les notifications un temps limité.
- Travailler sur un mode “sprint” : 25 minutes concentré·e, 5 minutes de pause (type méthode Pomodoro).
L’idée n’est pas d’être coupé·e du monde, mais de créer des bulles de concentration protégées dans votre journée.
Réduire la charge mentale au travail : tout ne se joue pas dans l’agenda
On parle beaucoup d’outils, de méthodes et d’astuces. Mais si la journée vous suit partout dans votre tête, du bureau jusqu’à votre salon, la charge mentale risque d’annuler une partie de vos efforts.
Sortir les tâches de votre tête
La charge mentale augmente quand :
- vous pensez à mille choses à la fois,
- vous avez peur d’oublier un détail,
- vous gardez toutes vos listes « en mémoire ».
Quelques pistes pour l’alléger :
- noter systématiquement les demandes (mails, cahier, outil de tâches, peu importe, mais un seul système de référence) ;
- regrouper les petites actions par “lots” (appels à passer, mails simples, validations) pour éviter de disperser votre attention ;
- accepter de renoncer à certaines choses non essentielles.
Prendre soin de soi pour être efficace plus longtemps
La gestion du temps au travail ne se résume pas à « produire plus ».
Elle inclut aussi le fait de préserver votre énergie :
- pauses régulières (même courtes),
- hydratation,
- respiration,
- un minimum de mouvement dans la journée.
Ce sont des détails ?
Pas vraiment. Un corps épuisé et un cerveau saturé gèrent moins bien les priorités, les urgences et les relations.
Mieux s’organiser, c’est aussi s’autoriser à ne pas être une machine.
S’ancrer dans la durée : se former à la gestion du temps et à l’efficacité professionnelle
Mettre en place de nouvelles habitudes en autonomie est déjà un beau pas.
Mais, parfois, vous sentez qu’il vous manque un cadre, des échanges et un accompagnement pour aller plus loin.
C’est précisément là que la formation prend tout son sens.
Dans mes accompagnements, deux thématiques reviennent souvent chez les assistants de direction, assistants administratifs ou commerciaux :
- La gestion du temps :
- revisiter la façon dont vous organisez vos journées,
- travailler sur la priorisation,
- apprendre à structurer votre planning de manière réaliste,
- gagner en efficacité sans sacrifier votre équilibre.
- L’efficacité professionnelle par la gestion du stress :
- comprendre vos mécanismes de stress,
- repérer vos signaux d’alerte,
- découvrir des outils concrets pour garder la tête froide,
- apprendre à poser des limites plus sereinement.
Ces formations ne sont pas là pour vous transformer en “super-héros de la productivité”,
mais pour vous aider à construire une organisation professionnelle qui vous ressemble,
et une manière de travailler qui respecte vos ressources.
FAQ – Questions fréquentes
1. Je suis assistant·e de direction, mon manager est très désorganisé. Est-ce que la gestion du temps peut vraiment m’aider ?
Oui, même dans ce contexte. Vous ne pourrez pas changer la personnalité de votre manager, mais vous pouvez clarifier vos priorités avec lui/elle, proposer un fonctionnement plus cadré (points réguliers, arbitrage des urgences), et sécuriser votre propre organisation. Plus votre cadre est clair, plus vous pouvez gérer les imprévus sans vous épuiser.
2. Mon poste est très polyvalent. J’ai l’impression que tout change tout le temps, comment planifier ?
La polyvalence ne s’oppose pas à l’organisation. Vous pouvez travailler avec des blocs de temps souples (ex : “traitement de dossiers”, “suivi administratif”, “projets en cours”) plutôt que des tâches ultra détaillées. L’essentiel est de garder des repères : vos 3 priorités du jour, des plages de concentration, des marges pour les imprévus.
3. Combien de temps faut-il pour ressentir un changement ?
Cela dépend des situations, mais souvent, les premiers effets se font sentir en quelques jours si vous appliquez déjà :
- la clarification des priorités,
- un rituel de début / fin de journée,
- la mise à distance de certaines “fausses urgences”.
Ensuite, l’enjeu est de tenir dans la durée, parfois avec l’aide d’une formation pour ancrer ces nouvelles habitudes.
- Sommaire
Envie d’aller plus loin, ensemble ?
Si, en lisant cet article, vous vous reconnaissez dans ces journées trop remplies et cette charge mentale qui déborde, sachez que vous n’êtes pas seul·e.
La bonne nouvelle, c’est que la gestion du temps au travail et l’efficacité professionnelle, ça s’apprend.
Si vous souhaitez être accompagné·e pour mettre en place des repères adaptés à votre poste et à votre réalité, je vous invite à me contacter pour en savoir plus sur mes formations